직원이 수십 명만 넘어가도 입사일마다 연차 발생일이 제각각이라 관리가 번거롭습니다. 그래서 많은 회사가 "매년 1월 1일에 전 직원 연차 일괄 부여" 같은 회계연도 기준으로 연차를 운영합니다. 문제는 퇴사할 때입니다. 회계연도 기준으로 받은 연차를 합산해보면, 입사일 기준으로 계산했을 때보다 적게 나오는 경우가 생기기 때문입니다.
결론부터 말하면, 회계연도 기준 운영 자체는 합법이지만 퇴사 시점에 입사일 기준보다 적다면 부족분을 수당으로 정산해줘야 합니다.
원칙은 입사일 기준, 회계연도 기준은 '관리 편의'로 허용
근로기준법 제60조는 연차를 근로자 개인의 근속기간을 기준으로 부여하도록 정하고 있어서, 기산일은 원칙적으로 각자의 입사일입니다. 다만 고용노동부는 노무관리 편의를 위해 단체협약이나 취업규칙으로 회계연도 등 특정 기준일을 정해 전 직원에게 일률적으로 적용하는 것도 허용해왔습니다(근기 01254-6311, 1987. 4. 17.).
회계연도 기준에서는 보통 이렇게 부여합니다.
- 입사 후 1년 미만: 1개월 개근할 때마다 1일(최대 11일). 이건 입사일부터 따지는 것이라 두 방식이 같습니다.
- 입사 다음 해 첫 회계연도 시작일: 입사연도에 일한 기간만큼 비례해서 부여합니다. 계산식은
15일 × 입사연도 재직일수 ÷ 그해 총일수입니다. - 그 이후 매 회계연도 시작일: 그 시점의 만 근속연수에 따라 15일(3년 이상이면 2년마다 1일 가산, 최대 25일)을 부여합니다.
퇴사 시점엔 입사일 기준과 비교해 부족분을 정산해야 합니다
고용노동부 행정해석은 "회계연도 기준으로 일률 적용하더라도 근로자에게 불리해서는 안 되므로, 퇴직 시점에 총 휴가일수가 입사일 기준으로 산정한 휴가일수에 미달하면 그 미달 일수에 대해 연차휴가미사용수당으로 정산해야 한다"고 봅니다(근로기준과-620, 2003. 5. 23.).
예시: 7월 1일 입사, 2년 1개월 근무 후 퇴사
2024년 7월 1일 입사해 2026년 7월 31일에 퇴사했고, 회사는 매년 1월 1일에 연차를 부여한다고 가정해보겠습니다(출근율은 모두 80% 이상).
| 구분 | 입사일 기준 | 회계연도 기준 |
|---|---|---|
| 첫 1년 월 단위 연차 | 11일 | 11일 |
| 2025년 | 7월 1일에 15일 | 1월 1일에 비례연차 약 7.5일 (15 × 184 ÷ 366) |
| 2026년 | 7월 1일에 15일 | 1월 1일에 15일 |
| 합계 | 41일 | 약 33.5일 |
회계연도 기준으로는 약 33.5일만 받았지만 입사일 기준으로는 41일이 발생했어야 하므로, 퇴사할 때 약 7.5일분을 연차수당으로 추가 정산받아야 합니다. 입사일이 연도 중간일수록, 그리고 회계연도 시작일 직후에 퇴사할수록 이런 차이가 커집니다.
반대로 회계연도 기준이 더 많다면? 취업규칙 규정에 달려 있습니다
회계연도 기준이 입사일 기준보다 연차가 더 많이 나오는 경우도 있습니다. 예를 들어 입사연도 다음 해 1월 1일에 비례연차를 받고, 입사일 기준으로는 아직 15일이 발생하기 전에 퇴사하는 경우입니다.
이때 회사가 입사일 기준으로 다시 계산해 "더 받은 만큼 빼겠다"고 할 수 있는지는 취업규칙에 '퇴직 시 입사일 기준으로 재정산한다'는 규정이 있는지에 따라 갈립니다. 고용노동부는 이런 규정이 없다면 근로자에게 유리한 회계연도 기준대로 미사용 연차수당을 지급해야 한다고 회신했습니다(임금근로시간정책팀-489, 2008. 2. 28.; 근로기준과-5802, 2009. 12. 31.; 근로개선정책과-5352, 2011. 12. 19.).
정리하면 이렇습니다.
- 입사일 기준이 더 많을 때: 규정과 상관없이 부족분을 정산해야 합니다.
- 회계연도 기준이 더 많을 때: 재정산 규정이 없으면 회계연도 기준대로 인정됩니다.
이미 더 쓰고 퇴사하면 월급에서 빼도 되나요?
회계연도 기준으로 받은 연차를 다 쓰고 퇴사했는데 입사일 기준으로 다시 계산하면 초과 사용이 되는 경우, 회사가 마지막 월급이나 퇴직금에서 그만큼을 공제하는 사례가 있습니다. 하지만 임금은 전액 지급이 원칙이라(근로기준법 제43조), 앞서 본 재정산 규정이 없다면 공제할 근거 자체가 약합니다. 규정이 있더라도 임금에서 일방적으로 빼는 건 분쟁 소지가 크니, 공제 내역을 받았다면 취업규칙 조항과 본인 동의 여부부터 확인해보세요.
퇴사 전에 확인할 것
- 입사일 기준 연차와 회계연도 기준 연차를 각각 계산해봅니다. 연차 계산기에서 계산 방식을 '입사일자 기준'과 '회계일자 기준'으로 바꿔가며 연도별 발생 일수를 비교할 수 있습니다.
- 지금까지 실제로 부여받은 연차 합계와 사용한 연차를 급여명세서나 인사 시스템에서 확인합니다.
- 취업규칙에 퇴직 시 재정산 규정이 있는지 확인합니다.
- 입사일 기준이 더 많은데 정산이 빠졌다면, 부족분을 연차수당 계산기로 환산해 회사에 요청합니다. 받지 못했다면 연차수당 청구 방법과 소멸시효를 참고하세요.
자주 묻는 질문
입사연도 비례연차가 7.5일처럼 소수점으로 나오면 어떻게 처리하나요? 법에서 소수점 처리 방식을 따로 정하고 있지는 않아서 회사 규정에 따라 다릅니다. 반일 단위로 올려서 부여하는 회사도 있고, 소수점 이하를 수당으로 환산해주는 회사도 있습니다. 다만 버림으로 처리해 근로자가 받을 몫이 줄어든다면, 퇴사 시 입사일 기준과 비교해 정산할 때 그 차이도 함께 반영돼야 합니다.
회사가 중간에 입사일 기준에서 회계연도 기준으로 바꿨는데, 동의해야 하나요? 기준 변경으로 일부 근로자가 받는 연차가 줄어든다면 취업규칙 불이익 변경에 해당할 수 있어, 이 경우 근로자 과반수(또는 과반수 노조)의 동의가 필요합니다(근로기준법 제94조). 변경 후 첫해에 비례연차를 빠뜨려 연차가 줄어드는 경우가 흔하니 전환 연도의 부여 일수를 확인해보세요.
재직 중에도 입사일 기준보다 적게 받고 있으면 바로 달라고 할 수 있나요? 행정해석이 정산 시점으로 보는 건 퇴직 시점입니다. 재직 중에는 회계연도 기준에 따라 부여된 연차를 쓰다가, 퇴사할 때 전체 기간을 입사일 기준과 비교해 정산하는 방식이 일반적입니다.
법령 원문은 국가법령정보센터의 근로기준법에서 확인할 수 있습니다.